Responsable des subventions et de conformité

À propos de GiveDirectly en RD Congo :

GiveDirectly RDC a été créé en 2018 afin de permettre des transferts monétaires aux populations pauvres et rurales via les téléphones portables, afin de promouvoir la sécurité alimentaire, la réduction de la pauvreté et l’inclusion financière. Nous souhaitions démontrer la faisabilité opérationnelle et la rentabilité du transfert d’importants volumes monétaires sous forme numérique dans l’un des pays les moins développés du monde. Depuis sa création, il y a quatre ans, GiveDirectly RDC a utilisé les téléphones mobiles pour transférer plus de 14 millions de dollars à plus de 65 000 bénéficiaires dans quatre provinces : Sud-Kivu, Nord-Kivu, Ituri et Kinshasa. Les activités de GiveDirectly en RDC se sont développées de manière à inclure, notamment : des preuves de concept convaincantes des transferts d’argent liquide basés sur les téléphones portables ; la mise en œuvre de technologies innovantes de ciblage des populations urbaines défavorisées de Kinshasa, en collaboration avec l’agence de protection sociale de la RDC, le Fonds Social de la RDC ; la livraison d’argent liquide sans contact aux bénéficiaires de Beni et Bunia affectés par les conséquences économiques de la COVID-19. Vous rejoindrez Give Directly RDC à un moment passionnant de son histoire, alors que nous mettons en place et espérons lancer plusieurs nouveaux programmes et renforcer notre partenariat avec le gouvernement de la RDC.

Responsable des subventions et de conformité

Le responsable des subventions et de la conformité (GCM) du bureau de pays de la RDC est principalement responsable de la gestion des subventions pour le projet MobileAid pour les personnes déplacées en RDC, financé par BHA-USAID. Nous avons également un autre projet financé par l'USAID en cours qui relèverait également à ce rôle.

Rôle

Ce rôle en global va donner le soutien et la surveillance complets de la conformité tout au long du cycle de vie du projet, couvrant le démarrage, l'exécution, la surveillance et le reporting du projet. La personne occupant ce poste assumera un rôle central dans la résolution des considérations de conformité dans divers domaines, notamment les finances, les achats, les ressources humaines et les opérations. En tant que rôle récemment institué, ce poste s'engagera en étroite collaboration avec les équipes mondiales de gestion des subventions, des contrats et de la conformité pour renforcer les politiques locales, rationaliser les processus et améliorer les systèmes, en garantissant l'alignement avec les protocoles organisationnels et les conditions préalables des donateurs. Relevant du directeur pays RDC et bénéficiant des conseils techniques du responsable principal de la conformité et de la gestion des subventions aux États-Unis, ce poste collaborera avec toutes les fonctions du programme pays.

Le GCM sera une personne ressource sur les réglementations des donateurs, partageant son expertise et sa supervision dans l’ensemble du bureau de pays. Cela comprendra la formation et le développement des capacités au sein de l'équipe pays, l'examen et la modification des politiques et des processus pour garantir leur conformité, la conception et la réalisation des contrôles internes et des examens associés, la coordination et la rédaction des rapports des donateurs, et la contribution aux notes conceptuelles et aux propositions. Le GCM agira comme une ressource clé en RDC pour garantir que les subventions sont mises en œuvre conformément aux règles et réglementations de conformité des donateurs. Si nécessaire, le responsable des subventions et de la conformité aidera le CD à assurer la liaison entre les fonctions d'audit interne et de vérification des paiements, renforçant ainsi la vigilance sur les activités programmatiques et les questions financières, ainsi que la prévention des irrégularités potentielles.

Responsabilités

Politiques et processus: 

Collaborer en étroite collaboration avec les équipes mondiales de gestion des subventions, des contrats et de la conformité pour développer, améliorer et mettre en œuvre des politiques, des processus et des systèmes locaux qui s'alignent sur les normes organisationnelles et répondent aux attentes des donateurs. :

• Améliorer la manière dont les processus et procédures actuels sont mis en œuvre et documentés afin d'accroître la conformité.
• Si nécessaire, travailler avec le directeur pays et l'équipe de conformité mondiale pour rédiger de nouvelles politiques et procédures.
• Assurer des enregistrements et une documentation complets dans le pays dans tous les départements afin de répondre aux exigences d'audit de l'USAID.

Contrôles et audits internes : Assurer la liaison avec les équipes d'audit interne et de vérification des paiements pour faciliter le suivi régulier des activités et des finances du projet, en identifiant et en atténuant de manière proactive les cas potentiels de mauvaise conduite ou de non-conformité. :

• Assurer une coordination structurée entre différentes équipes pour que des contrôles réguliers soient effectués et documentés par le directeur pays, le directeur de programme (SM Progs), le responsable financier et le personnel mondial des risques et de la conformité.
• Collaborer étroitement avec le personnel concerné pour planifier et préparer les audits. Fournir un soutien et une contribution aux audits externes ou internes effectués sur le bureau de la RDC.
• Rassembler les documents et fournir des informations aux auditeurs internes et externes. Selon les directives du directeur pays de la RDC, contribuer aux enquêtes programmatiques, opérationnelles et financières.
• Documenter les résultats des contrôles internes et les observations après les audits internes et externes. Collaborer avec le personnel mondial des risques et de la conformité pour agir systématiquement sur les domaines d'amélioration.
• Fournir des conseils et un soutien complets au personnel de RDC pour améliorer les lacunes et vulnérabilités des contrôles internes.

Gestion et conformité des subventions:

Superviser tous les aspects de la gestion et de la conformité des subventions, y compris l'assistance à la supervision de la mise en œuvre fluide du projet MobileAid pour les personnes déplacées en RDC.

• Guider le cycle de vie des subventions, depuis le démarrage du projet jusqu'à sa clôture, en garantissant le respect des politiques organisationnelles, des réglementations de l'USAID et des exigences des donateurs.
• Fournir des listes de contrôle claires au personnel de mise en œuvre du projet, des ressources humaines, des achats et des finances pour garantir la conformité efficace des donateurs.
• Se déplacer dans les bureaux extérieurs pour s'assurer que les opérations se déroulent de manière conforme et prête à être auditée.
• Fournir un soutien au directeur de programme (Programmes SM) pour garantir que les projets se déroulent dans les délais et dans les limites du budget et agir en tant que partenaire d'opinion de la haute direction concernant les mesures à prendre en cas de retards ou de problèmes.
• Tenir des registres précis et organisés des documents liés aux subventions, des activités de conformité et de la correspondance concernant les dérogations aux réglementations des donateurs et les approbations associées.

Formation et développement des capacités:

le GCM sera chargé de renforcer les capacités de tous les départements du bureau de pays de la RDC afin que tout le personnel comprenne les règles et exigences de conformité pour les donateurs du pays :

• Fournir des conseils complets sur les réglementations des donateurs au personnel des finances, des achats, des ressources humaines et des opérations, en favorisant une culture de respect total des protocoles et réglementations établis.
• Fournir une formation et un accompagnement aux chefs de département et autres membres du personnel selon les besoins, de temps à autre, en particulier en aidant le personnel de l'USAID/BHA sur toutes les questions de conformité.
• Accueillir le nouveau personnel en leur expliquant les exigences des donateurs actuels en rapport avec leurs rôles.
• Collaborer avec le personnel mondial des subventions, des contrats, des risques et de la conformité et identifier des moyens innovants pour accroître la capacité du bureau pays de la RDC en matière de conformité des donateurs.
• Contribuer aux nouvelles demandes de financement en fournissant une expertise pour assurer l'alignement avec les conditions préalables spécifiques des donateurs. Au besoin, aider le directeur pays à élaborer des budgets complets pour obtenir le financement des donateurs.

Vision et pensée critique: 

Le GCM devra contribuer fortement à la vision globale du bureau de pays, en s'engageant avec le directeur de pays dans la résolution des problèmes du pays, en particulier autour des projets financés par les donateurs.

• Concevoir, développer et tester de nouveaux protocoles et méthodes avant de superviser l'augmentation du financement des donateurs dans le pays.
• Anticiper les zones de risque et créer et mettre à jour des plans d'atténuation.

Rapports et collaboration avec les donateurs: 

Travailler en étroite coordination avec le directeur pays de la RDC et le responsable principal de la conformité et de la gestion des subventions aux États-Unis, en fournissant des mises à jour en temps opportun sur l'avancement du projet, les risques potentiels et/ou les écarts de performance, ainsi que les stratégies d'amélioration :

• Aider le directeur pays à organiser des visites de donateurs dans le pays et à collaborer avec les parties prenantes concernées, y compris les donateurs, les partenaires, les auditeurs et les agences gouvernementales, pour garantir la transparence et le soutien continu au programme pays.
• Contribuer au contenu des rapports des donateurs et assurer la supervision et la coordination de la gestion des rapports et des propositions des donateurs en sollicitant la contribution des équipes mondiales et du personnel du pays.

Communication:

• Rencontrez la « barre » GD en matière de réactivité des communications en ligne (slack, e-mail, calendrier Google, téléphone)
• Présenter efficacement à l'équipe de direction (en se concentrant sur les informations clés, etc.)
• Communiquer de manière concise et claire sous diverses formes (écrite, présentée, verbale)
• Travailler en étroite collaboration et communiquer régulièrement avec l'équipe mondiale de conformité (qui gérera ce rôle de manière matricielle)
• Soutenir la communication avec les donateurs nationaux lorsque cela est nécessaire.

Prise en charge de projets parallèles:

• Aider le directeur pays et les cadres supérieurs avec des projets ou des lots de travaux spécifiques, selon les besoins.
• Évaluer les risques potentiels de conformité et opérationnels, recommander des stratégies d'atténuation au directeur pays et aider à leur mise en œuvre.
• Toute autre responsabilité requise par le directeur pays de temps à autre.

Qualifications:

• 5 ans d'expérience professionnelle, avec au moins 3 ans d'expertise démontrée en gestion et conformité des subventions, idéalement axée sur les subventions et contrats gouvernementaux et institutionnels.
• Expérience démontrée dans la gestion des livrables et la supervision du respect des subventions et des contrats obtenus auprès des agences gouvernementales américaines, des gouvernements d'autres pays, des agences multilatérales et d'autres donateurs.
• Forte préférence pour quelqu'un qui a suivi une formation sur l'USAID et d'autres donateurs hautement conformes et qui a dispensé une formation à d'autres.
• Compétences en communication écrite et verbale claires et exceptionnelles avec la capacité de dialoguer avec un ensemble diversifié de parties prenantes.
• Capacité à identifier les opportunités pour rendre les systèmes existants plus efficaces et accessibles.
• La connaissance de Google, Salesforce, Asana, Guru et Slack serait un plus.
• Réussite démontrée dans un environnement de travail de haute performance.
• Expérience dans la coordination et la direction de lots de travaux.
• Fort intérêt à faire progresser les valeurs et la mission de GiveDirectly.
• Compétences exceptionnelles en communication, en organisation et en analyse, y compris un haut niveau de maîtrise de Microsoft Excel
• Enthousiasme pour assumer des tâches de gestion stimulantes, notamment encadrer et motiver les subordonnés directs et l'équipe de terrain dans son ensemble.
• Capacité démontrée à travailler de manière hautement indépendante et autonome, tout en communiquant efficacement vers le haut sur les lacunes et les risques.
• Capacité à gérer les opérations quotidiennes tout en créant simultanément des systèmes plus robustes et efficaces.
• Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais.

Profil Recherché:

• Diplôme universitaire ou équivalent (Licence) dans un domaine de pertinence
• Intérêt marqué pour la promotion des valeurs distinctives et de la mission de GiveDirectly
• Être bilingue (obligatoire) / Très bonne maîtrise d’anglais et français courant.
• L'expérience de travail avec plusieurs bailleurs de fonds internationaux, en occurrence USAID est un atout primordial.
• Expérience de plus de 5 ans dans le monde humanitaire et surtout avec des ONGs internationaux.
• Maîtrise des langues locales de la communauté cible (Swahili) et du Français (niveau avancé, parlé et écrit), Lingala sont un atout
• Bonne connaissance des zones d’intervention du projet et les dynamiques sociales (Nord kivu/ Sud Kivu/ Ituri…)
• Connaissance des programme humanitaires
• Forte volonté d'apprendre et de s'adapter à de nouveaux processus
• Patience et bon jugement pour résoudre les problèmes des bénéficiaires.
• Bonne capacité ou expérience en saisie et évaluation de données sur ordinateurs et appareils mobiles
• Avoir de bonnes compétences en gestion du temps
• Dispose de bonne compétence en termes de relations interpersonnelles, avec des niveaux élevés d’empathie, d’honnêteté et les normes d’intégrité les plus élevées
• Solides compétences en matière d'analyse et de communication avec les bailleurs de fonds, mais aussi avec ses collaborateurs.

Valeurs GD:

• Priorité aux bénéficiaires. Nous faisons passer les préférences des bénéficiaires avant celles des donateurs ou les nôtres.
• L’équipe avant de l’individu. Nous faisons ce qu'il y a de mieux pour le succès de l'organisation - et non de l'individu.
• Être proactivement franc. Nous disons ce que nous croyons et partageons honnêtement les informations.
• Créer de l'énergie positive. Nous nous efforçons d'être une source d'énergie - et non de la drainer - pour nos collègues.
• Réfléchir rigoureusement. Agir rapidement. Nous sommes intellectuellement rigoureux et orientés vers l'action - pas vers le débat.
• Se connaître et se développer. Nous reconnaissons et acceptons nos imperfections en mettant l'accent sur la croissance.
• Accepter la réalité. Proposer des solutions. Nous ne nous attardons pas sur les problèmes. Nous travaillons activement à la création de solutions.
• Être ambitionné d’une manière productive. Nous prenons le risque de rechercher des succès qui changeront l'industrie, et non des avancées marginales.

Pour Postuler:
Les candidats intéressés sont priés d’aller au site de GiveDirectly https://boards.greenhouse.io/givedirectly chercher les offres de la RDC, et soumettre leurs candidatures au plus tard le 22 Septembre 2023.

Contenu du dossier:

• Curriculum vitae à jours reprenant trois personnes de référence
• Lettre de motivation
• Carte ONEM (pour les chômeurs)
• Certificat de fin de service de dernier employeur antérieur ou actuel 
• Copie de diplôme

NB : Les dossiers incomplets ne seront pas reçus.

** GD s'engage à respecter toutes les lois locales, nationales et internationales qui protègent les enfants, les adultes vulnérables et les droits humains fondamentaux de tous. GD est attaché à une politique de « tolérance zéro pour l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (SEAH)» et attend de toute personne travaillant pour GD qu'elle respecte en priorité la protection et la sauvegarde de nos bénéficiaires**.

Notre organisation est engagée dans la lutte contre le harcèlement ou les abus sexuels ainsi que la corruption.

Give Directly n’exige, ni accepte des frais, des pots-de-vin, ni de faveurs sexuelles ou autres et des paiements à aucun stade du processus de recrutement. GD ne demande aucune information bancaire aux candidats. Il est strictement interdit de la part de notre personnel d’exiger ou d’accepter un acte à caractère sexuel au candidat ou à la candidate.

Au cas ou quelqu’un vous adresse une telle demande, ou vous vous sentez mis sous pression ou victime d’une discrimination injuste au cours de notre processus de recrutement, veuillez contacter sur notre adresse email: whistleblower@givedirectly.org.