Chief Driver & Travel Facilitator

CANDIDATURES INTERNES UNIQUEMENT

Aperçu du poste:  

Sous la supervision le/la (Senior) Admin & Facilities Officer, le Chief Driver & Travel Facilitator est responsable de la coordination de l’activité des chauffeurs, de la maintenance du matériel roulant et d’apporter un appui dans l'exécution des tâches liées aux déplacements des expatriés et visiteurs au Cameroun.

II/elle aura 70% de ses taches consacrées à la gestion du parc automobile, gestion des chauffeurs, planification des déplacements et appui aux tâches administratives et 30% à la conduite de véhicule.

 Il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs (Programme, Finance, Chaîne d'approvisionnement et Sécurité). Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec des partenaires extérieurs à l'IRC.

 Responsabilités Principales :

Responsabilités genérales:

·         Superviseur direct des chauffeurs et charge de préparer le planning hebdomadaire des chauffeurs ;

·         Il veille au remplissage correct des carnets de bord des véhicules et du générateur et s’assure que le contrôle journalier des véhicules est fait ;

·         Apporte un appui au/a la (Senior) Admin & Facilities Officer dans la préparation des documents nécessaires pour les visas du personnel international et des visiteurs, les permis de travail et d'autres exigences administratives liées au gouvernement, en collaboration avec les départements des ressources humaines et de la sécurité, et en liaison avec les autorités locales;

·         Apporte un appui au/a la (Senior) Admin & Facilities Officer a la préparation des demandes de paiement en lien avec les documents (Visas, Permis de séjour, billets d’avion internationaux et domestiques.

Gestion administrative

• Fournir une assistance administrative pour tous les voyages et besoin d’hébergement du personnel international et des visiteurs.

 Deplacements Internationaux et domestiques:

·         Assister le/la (Senior) Admin & Facilities Officer pour toutes les demandes de voyages aériens (nationaux et internationaux);

·         Recevoir et traiter toutes les demandes de transport aérien et terrestre des visiteurs entre Yaundé et les autres bases sous la supervision du/la (Senior) Admin & Facilities Officer

·         Tracker et collecter toutes les données sur les voyages (Travel Data Collection) et soumettre au/a la (Senior) Admin & Facilities Officer.

Responsabilité en conduite automobile

·         Assure et veille au transport du personnel de l’IRC en toute securite en s’assurant que tous les passagers a bord du vehicules IRC portent la ceinture de securite

·         Assure et veille au transport du material de l’IRC en toute securité

·         Il veille a l’entretien et la maintenance des vehicules et de leurs accessoires.

Communication et Archivage

·         Assurer la gestion du système d'archivage des tous les dossiers traités (papier et électronique) et contribuer à la mise à jour des dossiers si nécessaire.

 Livrables

·         Apporte un appui à la collecte des données du rapport hebdomadaire des voyages internationaux et nationaux

·         Adhésion stricte aux politiques et procédures de l’IRC en matière de véhicules y compris l’utilisation des ceintures de sécurité par tous les passagers

·         Maintien des véhicules en bon état de propreté et en bon état fonctionnel ;

·         Tracker et collecter toutes les données sur les voyages (Travel Data Collection) et soumettre au/a la (Senior) Admin & Facilities Officer pour validation