Oficial senior de administración

Contexto

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece atención para salvar vidas y asistencia que cambia vidas a las personas refugiadas obligados a huir de la guerra o el desastre. En el trabajo de hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño al hogar.

Alcances/descripción del puesto

El oficial Senior de administración es responsable de garantizar una gestión y planificación eficientes y eficaces de las funciones administrativas para la oficina central del IRC, así como dar soporte a los procesos administrativos generales de carácter nacional. También es responsable de mantener y aumentar la calidad de los procesos administrativos y garantizar la satisfacción de los interesados mediante el ejercicio de prácticas orientadas al servicio.

Líneas de reporte

Esta posición reporta a: Coordinador Sr Operaciones

Líneas de interacción

Apoyará a los gerentes, coordinadores y directores de la oficina central en la resolución de necesidades de carácter administrativo.

Principales responsabilidades

•             Supervisar los servicios de apoyo administrativo y brindar asistencia administrativa general, p. fijación de citas, programación de reuniones, gestión de eventos.

•             Apoyar la planificación y organización de conferencias, reuniones y talleres.

•             Utilizar Acuerdos Maestros de Compra (MPA) y Acuerdos Maestros de Servicio (MSA) establecidos por la cadena de suministro.

•             Establecer y gestionar el control de inventario de suministros de oficina comunales, papelería y otros consumibles administrativos; distribuir artículos a pedido a través de un proceso de solicitud formal; evaluar y controlar el consumo para evitar desperdicios y pérdidas.

•             Brindar soporte a Cadena de Suministro en el proceso de manejo y control de inventarios de artículos para clientes, activos, equipo, mobiliario y todo tipo de bienes que deba ser controlado; así como el proceso para entradas, salidas y movimientos de los mismos.

•             Gestionar el contrato de arrendamiento para la oficina central del IRC y las casas de huéspedes en todas las ciudades donde el IRC opera.

•             Gestionar procesos logísticos para dar soporte a las visitas del IRC, donantes, organizaciones aliadas, etc.

•             Brindar soporte a los procesos de viaje del equipo de IRC en México en general.

•             Brindar soporte cuando se requiera a procesos de Cadena de Suministro tanto a oficinas centrales como suboficinas.

•             Participar activamente en la elaboración del presupuesto y la planificación financiera de todos los gastos administrativos.

•             Brindar soporte a miembros de la oficina de IRC México en temas relacionados con IT.

•             Realizar tareas de apoyo a procesos de la Cadena de Suministro y Operaciones en general.