Assistant au Programme

OBJECTIFS DU PROGRAMME

L’équipe pays est chargée de promouvoir la coopération technique, stimuler l’intérêt et coordonner l’assistance pour le développement de la santé sur la base des stratégies globales et régionales, et des directives de l’OMS. Elle est également chargée de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion des informations sanitaires.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Sous la supervision générale de la Représentante (WR) et sous la supervision directe du responsable des programmes, le titulaire du poste exercera les fonctions suivantes :

GENERALE

- Initier les projets de correspondances sur orientation du responsable des programmes ; les finaliser conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l'exactitude avant soumission pour approbation et signature;

- Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'activités dans le GSM/BMS, les invitations, les estimations de coûts et les demandes de voyage; aider à la préparation des documents; envoi de matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées;

- Analyser les correspondances et les requêtes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations pouvant servir de background et identifier les domaines nécessitant une actionpar le responsable du programme, en attirant leur attention sur des points importants. Planifier les réunions des chargés des programmes, selon les horaires et les besoins ; prendre les comptes rendus des réunions et faire le suivi des points nécessitant une prise d’action afin d'assurer une réponse rapide aux requêtes de l’OMS ;

- Obtenir des documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels prennent part les Administrateurs de programmes, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils ont les dossiers d'information et documents appropriés ;

- Veiller à ce que les rapports techniques et les documents soient conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant leur soumission à la signature du Représentant ;

- Utiliser le Bizagi pour initier les eMemos et faire le suivi jusqu’à l’approbation. Veiller à ce que les dates butoir et les échéances sont respectées, et que les correspondances et les requêtes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais;

BUDGET ET FINANCES

- Aide au suivi et l'examen des progrès des projets et des tâches du plan de travail GSM/Oracle/BMS.

- Fournir aux membres de l'équipe des informations en temps opportun sur les plafonds budgétaires des projets et des tâches, les budgets d'attribution, les dépenses et les fonds disponibles, selon les besoins.

- Surveiller les fonds disponibles et les dépenses à des fins de planification et rapportage. Effectuer un suivi rapide des questions financières, budgétaires et de toute question concernant l'équipe/le département, notamment en assurant le traitement en temps opportun des documents engagés.

- Aider à l'élaboration des rapports financiers et techniques destinés aux bailleurs de fonds ou à l’organisation.

APPROVISIONNEMENT

- Initier via le module d'approvisionnement Oracle/GSM/BMS, les contrats de consultants, les accords d'exécution des travaux (APW) et d'autres modèles de contrat. Surveiller et enregistrer la réception des livrables, lancer et surveiller les paiements si nécessaire. Lancer les appels d’offres et collecter les proformas sur orientations de l’Administrateur, Etablir les PO Imprest, GES, DFC et PO Goods ainsi que les bons de commande (local) en faveur des fournisseurs retenus;

- Lancer, via le module d'approvisionnement Oracle/GSM/BMS, les demandes d'achat de marchandises, suivre et recevoir les livrables. Assurer le processus de réception dans le GSM et saisir tous les achats locaux et en produire un rapport mensuel ;

VOYAGE

- Prendre des actions dans GSM/BMS pour préparer les demandes des voyages officiels des Administrateurs du programme. Faire les réservations d'avion et hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes sur demande. Assurer le processus de réception dans le GSM.

AUTRES FONCTIONS

1- S'acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien à l’Administration et au Bureau du Représentant.

QUALIFICATIONS REQUISES

EDUCATION

Essentielle : Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent dans le domaine technique et/oucommercial.

Souhaitable : Formation aux tâches de secrétariat, en comptabilité et/ou gestion financière, dans un domaine de l’Administration et en gestion de projet.

EXPERIENCE

Essentielle : Au moins cinq (5) ans d'expérience dans une institution publique ou privée.

Souhaitable : Expérience dans des postes d'appui administratif au sein de l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. L’expérience en matière dutilisation de systèmes bases sur Oracle ou un autre système similaire à ERP est un atout.

Compétences fonctionnelles

Le titulaire du poste devra faire preuve de maîtrise, actualiser ses connaissances dans l'utilisation de la technologie moderne de bureau par le biais des cours internes, sur le tas ou l'auto-formation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et les pratiques, règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le Bureau Pays, le groupe organique et l'OMS, pour être en mesure de briefer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Compétences de l’OMS

• Communiquer de manière crédible et efficace
• Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles;
• Favoriser l’intégration et le travail en équipe;
• Avancer dans un environnement en pleine évolution ;
• Produire des résultats

Langues (niveau de connaissance)

Essentielle : La maîtrise du Portugais.

Souhaitable : Connaissance intermédiaire de l'Anglais et Français sont exigées.

REMUNERATION

L'OMS offre au personnel de la catégorie des services généraux une rémunération attractive, qui pour le poste ci-dessus comprend un salaire de base annuel net commençant à 303 076 STN (sous réserve des retenues obligatoires pour les cotisations de retraite et d'assurance maladie, le cas échéant) et 30 jours de congé annuel.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO's workforce adheres to the WHO Values Charter and is committed to put the WHO Values into practice.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.