Assistant-e Support

RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux. 

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence. 

Contexte

DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Il intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.

Avec plus d’un million de personnes déplacées à l'intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

A propos du poste

L’objectif du poste est d’appuyer prioritairement le Chargé Admin-finance CNE dans les tâches quotidiennes mais également d’apporter un appui au chargé logistique. L’Assistant(e) Support consacrera 80% de son temps sur les tâches en lien avec la finance et 20% de son temps sur celles en lien avec la logistique. Cette personne sera basée à Ouagadougou pour le compte de la zone Centre-nord et Grand-Est.

Tâches et responsabilités

Finances et Comptabilité :

• Vérifier que les dossiers d’achat sont complets avant de procéder au paiement ;
• Vérifier la disponibilité budgétaire et la concordance entre les dépenses et les lignes budgétaires avant tout paiement  ;
• Alerter en cas de suspicion de détournement, abus ou corruption ;
• Saisir journalièrement les dépenses dans dynamics ;
• Aider à la clôture comptable mensuel (Lettrage des comptes, etc).

Vérification et respect des procédures :

• Faire la vérification des dossiers d’achats et de payements et s’assurer de leurs exactitudes conformément aux procédures de DRC notamment en s’assurant de la disponibilité budgétaire en vérifiant avec le chargé de finance ou les fichiers de suivi budgétaire (BFU) ;
• Vérifier que tous les dossiers sont complets et dument signés avant transfert avec l’IDRA ou tout autre document nécessaire d’attester la véracité et éligibilité des dossiers.

Tenue du livre de caisse/banque /Mobil money :

• Contrôler quotidiennement l’équation solde physique = solde théorique. Faire signer ;
• En collaboration avec le chargé de finance sur la base, enregistrer journalièrement les opérations dans le cash book et dans Dynamics, quand nécessaire ;
• Responsable de la bonne adéquation des codes comptables enregistré pour les dépenses ;
• Responsable du suivi des avances et faire un état mensuel des flux ouvert à la hiérarchie ;
• Responsable du suivi des taxes et tous les flux financiers non fermés de la base et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie.

Trésorerie :

• Faire un suivi de la caisse, de la banque et du mobil money en éditant un état des besoins hebdomadaire, mensuel ou Adhoc ;
• Faire l’approvisionnement de fonds lorsque nécessaire sur la base des besoins ;
• Payer les salaires des journaliers, consultant et autres travailleurs si nécessaire en vérifiant la documentation au préalable ;
• Faire un point hebdomadaire avec la logistique et payer les fournisseurs quand nécessaire sur la base des documents ;
• Effectuer le paiement des taxes du mois aux Impôts, CNSS, IUTS, CARFO dans le respect des délais ;
• Effectuer le paiement des retenues sur prestation et les IRF des différents locaux dans le respect des délais.

Faciliter le transfert des informations et des documents :

• Faire le classement des pièces comptables selon l’ordre de saisies dans Dynamics selon les nouvelles règles DRC ;
• Archiver cash count, réconciliation cash avec le chargé de finance ;
• Scanner les pièces comptables mensuelles de la base de Ouagadougou ;
• Réceptionner, Auditer et Archiver les pièces comptables mensuelles des différentes bases de DRC et leur faire des retours au besoin ;
• Fournir les documents nécessaires en collaboration avec le spécialiste finance lors des Audits Bailleurs.

Appui Logistique

Gestion des bâtiments : 

• Participer à l’installation ou réparation des équipements techniques à l’intérieur des locaux DRC. (Électricité, plomberie, générateur…) ;
• Aider à la supervision les travaux effectués dans les locaux de DRC par des prestataires externes ;
• Etablir un planning d’occupation des bâtiments (salle de réunion, chambre maison, chambre hôtel…) pour le personnel de DRC ;
• Participer à la recherche de nouveaux locaux en cas de besoin ;
• Sur demande de la hiérarchie, peut effectuer des visites sur les bases de DRC pour effectuer les tâches ci-dessus. 

Gestion des stocks : 

• Appliquer les polices et procédures standard de DRC et s’assurer que tout mouvement de stocks soit fait dans la transparence et documenté ;
• Participer à l’élaboration des plans d’approvisionnements pour les prévisions de stockage ; 
• S’assurer de la bonne tenue et organisation de l’entrepôt et des stocks bureau ;
• Assurer la réception des articles au bureau DRC et/ou Entrepôt DRC ;
• Superviser le personnel journalier lors des chargements, composition, inventaire etc ;
• Assurer le suivi des mouvements de stocks avec les outils DRC en place au Burkina Faso ; 
• Participe à la mise à jour quotidienne des différents outils d’entrée ou de sortie de stock ainsi que leur archivage ;
• Rédige le rapport mensuel de stock. 

Gestion de parc véhicule : 

• Participer à la capitalisation/ optimisation du planning des mouvements des différentes bases de façon hebdomadaire ;
• Participe à la vérification des logs book ;
• Participe à la vérification / identification des diagnostiques des maintenances nécessaires ;
• Participation à la réception de location ;
• S’assure que les lots de bord véhicules sont opérationnels à tout moment.

Achat : 

• Appliquer les polices et procédures standard de DRC et s’assurer que les achats (de la procédure d’achat direct jusqu’à la procédure de demande de cotation) sont conduits de manière juste et transparente, entièrement documenté ;
• Appuyer le Chargé Logistique sur toute la chaîne d’approvisionnement ;  
• Appuyer la mise à jour de la liste des fournisseurs  ; 
• Conseiller, guider les demandeurs sur les achats en procédure DDC avec l’appui du Chargé Logistique sur les éventuels problèmes ;
• Exécuter toutes tâches inerrantes à sa fonction à la demande de ses supérieurs techniques et hiérarchiques.

A propos de vous

Expérience et compétences requises 

• Avoir une expérience professionnelle prouvée d’au moins de 01 ans à un poste d’Assistant finance ou en Audit, notamment en mission humanitaire ;
• Avoir connaissance d’un système ERP serait un atout ;
• Avoir une très grande capacité de coordination et de communication .

Formation :

• Licence en Finance/Comptabilité
• Formation en rapport avec la sécurité humanitaire ;
• Formation de premier secours

Langues :

• Français
• Anglais apprécié

Conditions contractuelles

• Contrat de droit national
• Durée : 12 mois
• Classification DRC : Non management I Step 0
• Salaire de base : 355 000 FCFA
• Avantages : 13ème mois ; Assurance santé…

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles de la DRC à savoir :

Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

Leadership : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Processus de candidature

Si vous êtes intéressés, vous pouvez postuler en ligne en allant sur ce site : https://job.drc.ngo/jobs/

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez envoyer en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en français.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à www.drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le 23 novembre 2023 à 23 :59 GMT. Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.