Supply Assistant

Details

Mission and objectives

UNHCR works to ensure that everybody has the right to seek asylum and find safe refuge, having fled violence, persecution, war or disaster at home.  Since 1950, UNHCR has provided support in the face of multiple crises globally, and provided vital assistance to refugees, asylum-seekers, internally displaced and stateless people, many of whom have nobody left to turn to.  UNHCR helps save lives and build better futures for millions forced from their homes. 

Context

Colombia es el país más afectado por la salida de más de 7,1 millones de refugiados y migrantes venezolanos, acogiendo a más de 2,4 millones de venezolanos, la mayoría de los cuales en proceso de regularización. Además, y a pesar del Acuerdo de Paz de 2016, el conflicto y la violencia armada continúan desarraigando a los colombianos (se estima que 842.000 nuevos desplazados por el conflicto interno desde noviembre de 2016) y, en una tendencia creciente y preocupante, también a los venezolanos y de otras nacionalidades. Más de 2,3 millones de venezolanos que viven en Colombia se han registrado para beneficiarse del Estatus de Protección Temporal (TPS), emitido por el Gobierno de Colombia en febrero de 2021. El TPS brinda un estatus de protección de 10 años y acceso a una gama completa de derechos, incluida la atención médica, educación, empleo formal e inclusión financiera. Se han entregado más de 1,4 millones de permisos; sin embargo, persisten desafíos en términos de acceso a derechos y servicios. Persiste la xenofobia contra los venezolanos, ya que la desinformación y las percepciones de que los venezolanos quitarán las oportunidades laborales a los colombianos alimentan el descontento general. ACNUR apoya la implementación de TPS y cree que es un camino prometedor para abordar la situación vulnerable de los refugiados y migrantes venezolanos, y continúa trabajando hacia soluciones duraderas. Además, los afro-colombianos y los pueblos indígenas continúan viéndose afectados de manera desproporcionada por los eventos de desplazamiento y confinamiento de grandes grupos, particularmente en la costa del Pacífico. ACNUR y sus socios trabajan para fortalecer las acciones preventivas, así como para responder a emergencias, brindando protección y soluciones a las personas a las que servimos

Task description

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Asociado de Adquisiciones de la Sub-Oficina del ACNUR en Cúcuta y/o su representante designado(a), el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas: - En cumplimiento de las normas y procedimientos de la cadena de suministro, apoyar las actividades de suministro relacionadas para facilitar los procesos integrales del ACNUR que resulten en una entrega puntual y de calidad de bienes y servicios a las personas de interés. - Apoyar la gestión de almacenes, ayudar en el proceso de despacho aduanero o nacional de envíos, ayudar en las entregas de bienes y servicios y proporcionar información sobre el estado de las solicitudes y la disponibilidad de artículos en la cadena de suministro. - Ayudar a mantener registros precisos y completos sobre las actividades de suministro y proporcionar informes y actualizaciones periódicamente, y previa solicitud. El/la funcionario/a debe garantizar el procesamiento preciso de datos (de acuerdo con reportes del sistema ERP de la organización), sobre acciones de compra/inventarios/seguimiento de MCA aprobado de contratos, y hacerlo con un pensamiento lógico y aritmético correcto. - Ayudar en la preparación de las solicitudes de compra, con precisión diligencia y celeridad. Así mismo, apoyar de manera proactiva a las Unidades Solicitantes en el proceso de definición de especificaciones técnicas/términos de referencia, en línea con las reglas de adquisiciones del ACNUR/Naciones Unidas. - Preparar solicitudes de cotización (RFQ) y licitaciones (ITB-RFP), elaborar tabulaciones de ofertas a partir de las licitaciones con alta precisión y correctas desde un punto de vista aritmético. Así mismo, preparar órdenes de compra para su posterior aprobación de acuerdo con las/los instrucciones/requerimientos de su supervisor o de otros superiores jerárquicos. - Despachar las órdenes de compra aprobadas y hacer un seguimiento estrecho y puntual de la entrega de los productos y servicios solicitados. El seguimiento debe ser lo suficientemente exhaustivo, que ayude a que la entrega de los bienes/suministros se realice de acuerdo con los términos contractuales establecidos. - Elaborar informes estándar de gestión de activos y otra información sobre activos, periódicamente y cuando se solicite. - Identificar y evaluar en coordinación con los/as gestores/as de contratos a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y servicios. Mantener las bases de datos maestras de proveedores y artículos. - Mantener datos precisos y archivos organizados (bien nombrados) en todos los sistemas/plataformas empresariales pertinentes. Recopilar información precisa estadística sobre asuntos relacionados con la cadena de suministro que contribuya a la toma de decisiones. - Garantizar una comunicación fluida con proveedores y otras contrapartes (cuando aplique), para apoyar eficazmente las actividades de suministro. - Ayudar en la gestión del almacenamiento de bienes de acuerdo con las "mejores prácticas" y las normas y reglamentos del ACNUR. Así mismo, se espera que el/la profesional se capacite para gestionar de manera correcta activos en el nuevo sistema ERP de la Organización (CLOUD ERP). - Ayudar en la gestión eficaz de la Propiedad, Planta y Equipo (PPE) de acuerdo con las normas y reglamentos del ACNUR, incluyendo el registro y marcado de nuevos PPE, la verificación física de PPE y la asistencia en la eliminación de PPE. - Desempeñar otras tareas relacionadas según sea necesario y a solicitud de su supervisor/línea de supervisión. - Interpretación y aplicación correcta y precisa del marco normativo del ACNUR en términos financieros y de adquisiciones. - Se espera que el/la profesional asista a reuniones y al inicio de la jornada laboral, de manera puntual. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas: • Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntaria-do); • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; • Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; • Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; • Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.