Asistente(a) de planificación de espacios

Introducción

El puesto está situado en la Unidad FACILITIES dentro del Departamento de Administración y Servicios Internos (INTSERV). El departamento es responsable de la gestión general de las instalaciones, la propiedad y el inventario, la seguridad, la impresión, la publicación y la distribución, los privilegios diplomáticos, los viajes y el transporte, el uso de los espacios públicos y los servicios internos generales. La unidad es responsable de supervisar la construcción, adquisición, asignación y mantenimiento de todos los edificios y oficinas de la OIT, así como del suministro y gestión eficientes de todos los bienes y servicios requeridos internamente para este fin.
El titular es responsable de asistir al Jefe de Propiedades en la disposición, asignación y diseño de los espacios de trabajo en la Sede, de acuerdo con las políticas y directrices establecidas para la asignación de espacios de trabajo. El titular será responsable de la asignación del espacio de los departamentos a las zonas por puestos de trabajo designados. El titular también es responsable de administrar la aplicación de gestión del espacio de trabajo de la OIT.  
El titular depende del Jefe de Bienes Muebles e Inmuebles.

Funciones específicas

1.    Administrar la aplicación de gestión de espacios de la OIT y velar por que la información contenida en la base de datos sea exacta y esté actualizada.
2.    Elaborar y analizar los índices de ocupación y de vacantes de los locales de la sede. Proponer, en forma de planos, croquis o cualquier otra herramienta de visualización, soluciones destinadas a optimizar el espacio.
3.    Ayudar a la dirección a identificar problemas, tendencias o necesidades futuras de espacio. Preparar maquetas para facilitar la implantación de espacios colaborativos.
4.    Gestionar las solicitudes de asignación de espacios. Planificar la distribución de los puestos de trabajo para incluir mobiliario, equipamiento y cualquier otro servicio relacionado.
5.    Establecer la logística necesaria para la ejecución sin problemas de los traslados físicos y la manipulación. Asignar tareas a los manipuladores según sea necesario y supervisar su ejecución.
6.    Participar en la elaboración de directivas y procedimientos relativos a la disposición y acondicionamiento de espacios.
7.    Effectuer, en collaboration avec l’administrateur du système de gestion de l’environnement de travail et d’autres collègues concernés, la mise à jour des plans architecturels du bâtiment, des surfaces et de toute autre saisie nécessaire à la bonne gestion des espaces et de leur signalétique.
8.    Assurer la relation commerciale avec les fournisseurs de mobilier et la consultance en architecture.
9.    Contribuer, en collaboration avec le Service de production, impression et distribution des documents et publications (PRODOC) et le Service des publications du Département de la communication et de l’information (DCOMM) à la conception de la signalétique du bâtiment et coordonner sa mise en place.
10.    Organizar y coordinar, durante la Conferencia Internacional del Trabajo, el acondicionamiento de la OIT y del Palacio de las Naciones, así como los traslados entre la OIT y las Naciones Unidas.
11.    11. Coordinar con los servicios competentes las nuevas propuestas de arrendamiento que afecten a todos los locales de la OIT en el mundo. 
12.    12. Realizar cualquier otra tarea conexa y participar en los proyectos especiales que se le asignen.
 

Calificaciones requeridas

Educación

El titular deberá haber cursado estudios secundarios completos. Formación profesional en gestión de instalaciones, arquitectura, inmobiliaria y su gestión, servicios generales o un campo relacionado.
 

Experiencia

Seis años de experiencia demostrada en gestión de edificios o instalaciones.

Idiomas

Excelente dominio del francés. Conocimiento práctico de otra lengua de trabajo (inglés, español) de la Organización.

Competencias

Dominio de programas informáticos de gestión de planos de edificios, como AUTOCAD. Competencia en gestión de espacios y planos de edificios. Buena capacidad de redacción y comunicación. Conocimientos básicos de informática e interés por especializarse en programas informáticos para la gestión de la información y los procesos operativos y administrativos. Capacidad para utilizar Word, hojas de cálculo, MS Teams, bases de datos y otros programas informáticos y sistemas de apoyo para gestionar el espacio de trabajo. Capacidad para organizar y llevar a cabo la logística de conferencias a gran escala. Capacidad para coordinar equipos logísticos externos. Excelentes dotes organizativas. Buena capacidad analítica y atención al detalle y la precisión. Capacidad para apoyar múltiples proyectos y hacer frente a prioridades cambiantes en un entorno sujeto a plazos. Demostrar iniciativa. Capacidad para llevar a cabo las tareas asignadas de acuerdo con las instrucciones y directrices. Gran sentido de la diplomacia y preocupación por la calidad de los servicios prestados a los clientes. Capacidad para trabajar en cooperación con diferentes partes interesadas y comunicar información técnica con claridad.
Capacidad para responder a las preguntas de los usuarios, resolver problemas técnicos e interactuar con los proveedores. Capacidad para prestar un servicio de asistencia a los usuarios y redactar informes y documentación.