Assistant(e) en aménagement de l'espace

Introduction

Le poste est situé dans l'Unité FACILITIES au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). Le département est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. L’unité est chargée de superviser la construction, l'acquisition, l’affectation et l'entretien de tous les bâtiments et bureaux de l’OIT, ainsi que de la fourniture et de la gestion efficaces de tous les biens et services nécessaires en interne à cet effet.
Le/la titulaire a la tâche d’assister le Responsable des biens mobiliers et immobiliers dans l’agencement, l’affectation et l’aménagement des espaces de travail au Siège, conformément aux politiques et lignes directrices établies en matière d’allocation des espaces de travail. C’est au titulaire de ce poste que revient la tâche de l’attribution de l’espace des services jusqu’aux zones d’implantation par poste de travail nominatif. Le/la titulaire est également responsable d’administrer et l’application de gestion des espaces du BIT.  
Le titulaire relève du Responsable des biens mobiliers et immobiliers.

Tâches spécifiques

1.    Administrer l’application de gestion des espaces du BIT et s’assurer que les informations contenues dans la base de données soient exactes et à jour.
2.    Produire et analyser les taux d’occupation et d’inoccupation des espaces du Siège. Proposer, sous forme de plans, croquis ou tout autre outil de visualisation, des solutions visant à optimiser les espaces.
3.    Aider la direction à identifier les problèmes, les tendances ou les besoins futurs en espace. Préparer des maquettes pour faciliter la mise en place d’espaces collaboratifs.
4.    Gérer les demandes d’affectation des espaces. Planifier l’aménagement des postes de travail de manière à inclure le mobilier, les équipements et tout autre service connexe.
5.    Mettre en place la logistique nécessaire à la bonne exécution des déménagements physiques et de la manutention. Assigner les tâches des manutentionnaires en fonction des besoins et suivre leur exécution.
6.    Participer à la rédaction de directives et de procédures en matière d’agencement et d’aménagement des espaces.
7.    Effectuer, en collaboration avec l’administrateur du système de gestion de l’environnement de travail et d’autres collègues concernés, la mise à jour des plans architecturels du bâtiment, des surfaces et de toute autre saisie nécessaire à la bonne gestion des espaces et de leur signalétique.
8.    Assurer la relation commerciale avec les fournisseurs de mobilier et la consultance en architecture.
9.    Contribuer, en collaboration avec le Service de production, impression et distribution des documents et publications (PRODOC) et le Service des publications du Département de la communication et de l’information (DCOMM) à la conception de la signalétique du bâtiment et coordonner sa mise en place.
10.    Organiser et coordonner, durant la Conférence Internationale du Travail, les aménagements au BIT et au Palais des Nations ainsi que les déménagements entre le BIT et l’Organisation des Nations unies.
11.    Assurer la coordination avec les départements concernés de toute nouvelle proposition de contrat de bail touchant l’ensemble des locaux du BIT dans le monde. 
12.    S’acquitter de toutes autres tâches connexes et participer à des projets spéciaux qui pourraient lui être confiés.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation professionnelle en gestion des locaux, architecture, immobilier et sa gestion, services généraux ou dans un domaine connexe.

Expérience

Six ans d’expérience avérée dans le domaine des bâtiments ou de la gestion des locaux.

Langues

Excellente maîtrise du français. Connaissance pratique d’une autre langue de travail (anglais, espagnol) de l’Organisation.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels de gestion des plans du bâtiment, comme AUTOCAD. Compétence en gestion des espaces et des plans du bâtiment. Bonne aptitude rédactionnelle et sens aigu de la communication. Connaissance de base en technologie de l’information et intérêt pour se spécialiser dans les logiciels de gestion de l’information et des processus opérationnels et administratifs. Aptitude à utiliser des logiciels Word, Tables de calcul, MS Teams, base de données et autres logiciels et systèmes d’aide dans la gestion de l’espace de travail. Aptitude à organiser et mettre en place la logistique de conférences de grande envergure. Capacité à coordonner des équipes externes de logistique. Excellente faculté d’organisation. Bonne capacité d'analyse et souci du détail et de la précision. Aptitude à soutenir de multiples projets et à faire face à des priorités changeantes dans un environnement où les délais sont stricts. Fait preuve d'initiative. Aptitude à effectuer les tâches assignées conformément aux instructions et aux directives. Sens aigu de la diplomatie et souci de la qualité des services fournis aux clients. Aptitude à travailler en coopération avec différentes parties prenantes et à leur communiquer des informations techniques de manière claire. Aptitude à répondre aux questions des utilisateurs, à résoudre les problèmes techniques et assurer l’interface avec les fournisseurs. Aptitude à fournir un service d’appui aux utilisateurs et à rédiger des rapports et de la documentation. 

Compétences comportementales

Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.